Comment ajouter manuellement un rendez-vous lorsqu’un patient m’appelle sur mon téléphone ? Comment modifier ou supprimer un rendez-vous déjà inscrit dans mon agenda médical ? Comment rendre indisponible certains jours ou plages-horaires ? Dans cet article, nous indiquons via des instructions précises comment enregistrer, modifier, supprimer les rendez-vous dans votre Progenda. Vous saurez également comment consulter l’historique des consultations d’un patient, enregistrer une absence non-prévenue à un rendez-vous et le cas échéant comment empêcher un patient problématique de prendre rendez-vous en ligne (fonction « Blacklist »).
Accédez à votre agenda médical
Pour commencer, connectez-vous à votre Progenda. Pour la description détaillée des étapes à suivre, veuillez consulter l’article suivant : « Quelles sont les fonctionnalités de mon Progenda?« . Lors de la 1ère utilisation d’un Progenda, insérez directement manuellement dans votre Progenda les rendez-vous déjà inscrits dans votre agenda papier (ou autre agenda). Vous éviterez ainsi que quelqu’un prenne rendez-vous sur internet à une plage-horaire déjà occupée. Nous vous conseillons aussi d’enregistrer vos rendez-vous privés directement dans votre agenda. Vous visualiserez alors plus facilement votre emploi du temps.
Consultez vos rendez-vous
Après vous être connecté à votre Progenda, vous accédez à une vue de la semaine en cours avec toutes les consultations réservées en ligne par vos patients ou enregistrées manuellement. Utilisez les flèches de navigation pour accéder aux semaines suivantes en cliquant sur une des flèches situées au-dessus du calendrier ou changez l’affichage du calendrier (par jour, par semaine de 5 jours et de 7 jours) en cliquant sur les boutons rouges en dessous du calendrier mensuel. Lorsqu’un patient laisse un commentaire, une icône blanche en forme de page apparaît dans votre agenda médical dans le rectangle de couleur indiquant le rendez-vous. Vous pourrez lire le commentaire (optionnel) inscrit par le patient lors de la prise de rendez-vous en ligne. Pour lire un commentaire signalé dans votre agenda, cliquez sur cette icône.
Enregistrer manuellement un rendez-vous
Lorsque vous prenez rendez-vous dans votre agenda médical, les disponibilités sont immédiatement adaptées sur internet. Vos patients ne pourront donc pas prendre rendez-vous à un moment que vous avez bloqué dans votre agenda. Pas d’inquiétude, vos patients ne peuvent pas voir le nom des patients qui sont dans votre agenda. Pour ajouter un rendez-vous, cliquez sur la plage horaire qui vous convient. La plage se sélectionne en rouge. Cliquez une nouvelle fois sur la zone sélectionnée en rouge qui apparaît pour ouvrir la fiche du rendez-vous. Ensuite, vous avez plusieurs options : enregistrer un rendez-vous « blanc » (sans aucune information), un rendez-vous en recherchant un patient ou un rendez-vous avec des informations partielles.
Enregistrer un rendez-vous pour un patient qui existe dans votre listing de patients
Un Progenda peut contenir un listing de plus de 200.000 patients. Si vous enregistrez un rendez-vous pour un patient préexistant dans votre listing, tapez les premières lettres de son nom dans le champ « Patient existant » en haut à droite de la fiche du rendez-vous. Cliquez ensuite sur son nom complet dans le menu déroulant qui apparaît pour que toutes les coordonnées du patient se remplissent automatiquement en dessous. Cliquez ensuite sur « Sauvegarder » pour enregistrer le rendez-vous dans votre agenda.
Enregistrer un rendez-vous pour un nouveau patient ou un patient dont vous n’avez pas toutes les coordonnées
Si vous enregistrez un rendez-vous pour un nouveau patient ou un patient dont vous n’avez pas les coordonnées, remplissez les champs manuellement. Notez que vous ne devrez remplir ces champs qu’une seule fois, dès la seconde prise de rendez-vous avec ce patient, les coordonnées seront automatiquement remplies à partir du nom du patient existant. Vous pouvez aussi indiquer des notes personnelles concernant ce rendez-vous dans le champ prévu à cet effet (à gauche dans la fiche de rendez-vous) ou attribuer une couleur spécifique à ce rendez-vous en cliquant sur celle désirée (en bas à gauche). L’attribution de couleurs change l’affichage de la consultation dans votre agenda médical et vous permet d’identifier les différents types de consultations dans votre agenda N’oubliez pas de valider le rendez-vous en cliquant sur le bouton bleu « Sauvegarder » en haut de votre écran.
Enregistrer un rendez-vous « blanc »
Si vous souhaitez rendre indisponible un créneau horaire ou un jour précis dans votre agenda médical, vous avez la possibilité de créer un rendez-vous « blanc ». Vous pouvez aussi utiliser ce type de rendez-vous lorsque vous ne savez pas comment écrire le nom de votre patient. Pour cela, créez un rendez-vous dans votre agenda. Au lieu de compléter les coordonnées du patient, laissez ces champs vides. N’oubliez pas de valider ce rendez-vous « blanc » en cliquant sur le bouton bleu « Sauvegarder » en haut de votre écran. Ce rendez-vous « blanc » supprimera les disponibilités correspondantes sur internet et les patients ne pourront donc plus prendre rendez-vous en ligne pour ces moments-là.
Modifier/supprimer un rendez-vous ou signaler désistement
Pour modifier ou supprimer un rendez-vous existant , cliquez sur le rectangle de couleurs correspondant au rendez-vous dans votre agenda médical. Dans la fiche de rendez-vous, vous trouvez tous les détails concernant la consultation médicale. Modifiez les caractéristiques du rendez-vous. N’oubliez pas de valider après avoir effectué les modifications en cliquant sur le bouton bleu « sauvegarder » en haut de votre écran. Supprimez le rendez-vous en cliquant sur le bouton bleu « Supprimer » en bas de la fiche de rendez-vous. Ce créneau horaire sera à nouveau accessible à d’autres patients via internet.
Comment indiquer qu’un patient n’est pas venu à son rendez-vous et n’a pas prévenu à l’avance ?
Signalez un désistement si le patient ne s’est pas présenté au rendez-vous ou a décommandé en dernière minute grâce au bouton « Désistement » dans la fiche de rendez-vous. Le désistement sera indiqué dans l’historique du patient et vous pourrez garder une trace des rendez-vous manqués par ce patient.
Blacklister/deblacklister un patient
Si vous souhaitez empêcher un patient de prendre rendez-vous en ligne, il est possible de le « blacklister ». Pour « blacklister » ce patient, cliquez sur le rendez-vous que le patient vient de rater ou un autre rendez-vous avec ce patient dans votre agenda médical. Cliquez sur le bouton « Blacklist » dans la fiche de rendez-vous qui s’ouvre (en bas à droite). Pour enlever le patient de cette liste noire, créez un rendez-vous avec ce patient et, dans la fiche de création de ce nouveau rendez-vous, cliquez sur « Enlever de la blacklist ».
Consulter l’historique d’un patient
Pour consulter l’historique complet des consultations médicales d’un patient , cliquez sur un de ses rendez-vous dans votre agenda médical et cliquez sur la phrase bleue «Voir l’historique complet». L’historique des rendez-vous contient tous les rendez-vous pris avec ce patient dans le passé mais aussi dans le futur. Vous y trouverez aussi les informations comme les désistements et les commentaires rédigés par le patient lors de la prise de rendez-vous.Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à consulter la foire aux questions de Progenda ou à nous contacter. Vous appréciez Progenda ? Supportez-nous sur Facebook . Merci d’avoir consulté cet article.