PARTIE 2 : Opportunités pour simplifiez la gestion de votre agenda médical
Dans la Partie 1 de cette étude, nous avons traité plus particulièrement les statistiques d’appels et d’absences aux rendez-vous. Dans cette Partie 2, vous trouverez la description de solutions innovantes développées par des médecins face à ces problèmes. Lisez aussi le témoignage complet d’un médecin qui utilise Progenda (Article Le Soir, 17 novembre 2014).
Les habitudes de vos patients changent
Les habitudes des patients ont énormément changé ces dernières années suite à l’utilisation massive des smartphones et tablettes. Les patients cherchent désormais un médecin sur internet. Aujourd’hui, le site web de votre cabinet médical devient votre carte de visite. Les patients que vous connaissez déjà accèdent à votre site internet pour obtenir vos horaires de consultations et vos coordonnées.
D’une part, vos patients sont de plus en plus demandeurs d’une solution simple pour prendre rendez-vous. En effet, 58% des patients déclarent que « Prendre rendez-vous, c’est compliqué. ».
D’autre part, vos patients désirent pouvoir vous contacter pour prendre rendez-vous en dehors des heures de bureau. Or, c’est justement en dehors des heures de bureau que le plus de consultations sur rendez-vous ont lieu.
Le dilemme décrit dans la Partie 1 de notre étude reste le même : Devez-vous décrocher le téléphone pendant vos consultations ou non ?
60% des patients préfèrent prendre rendez-vous sur internet
Dans ces circonstances, l’équipe de Progenda a créé un système de prise de rendez-vous en ligne pour diminuer les appels reçus par le médecin sans diminuer la quantité de rendez-vous dans son agenda médical. Les rappels des rendez-vous aux patients par e-mail et SMS permettent de réduire fortement les oublis et les erreurs.
La prise de rendez-vous en ligne réduit fortement les appels reçus pendant vos consultations. Et effectivement, 60% des patients préfèrent prendre rendez-vous sur internet. Une partie importante de vos patients passera instantanément à la prise de rendez-vous en ligne. Grâce à Progenda, vous constatez 30% d’appels reçus en moins.
Il est possible de décrocher le téléphone uniquement pour les appels importants
Actuellement, lorsqu’un patient annule ou déplace une consultation, vous devez la proposer par téléphone aux patients qui vous contactent afin de ne pas maintenir cette plage inoccupée dans votre agenda médical. Désormais, c’est votre Progenda qui s’en charge.
En mettant votre agenda médical à disposition sur internet, vous automatisez la gestion des annulations et des modifications de rendez-vous. La consultation annulée par le patient via votre site internet est instantanément libérée et devient automatiquement disponible pour d’autres patients. Le patient suivant qui consulte votre site internet peut dès lors prendre rendez-vous sans aucune intervention de votre part. Vous ne devez plus gérer les annulations et modifications de rendez-vous.
30% d’appels reçus en moins
En quelques semaines, la prise de rendez-vous en ligne et la gestion automatisée des modifications/annulations de rendez-vous réduisent sensiblement les appels reçus durant les consultations médicales. Vous n’êtes donc plus interrompu par le téléphone durant les rendez-vous avec vos patients.
Après 3 mois d’utilisation, vous observerez déjà 30% d’appels en moins reçus pendant vos consultations.
Comment transformer les désistements en opportunités ?
En facilitant l’annulation par le patient (avec un certain délai tout de même), le nombre d’absences aux rendez-vous est fortement réduit. En fait, les patients peuvent plus facilement communiquer une absence. Comme cette absence est plus rapidement communiquée et immédiatement rendue disponible pour d’autres patients, la consultation est rapidement réservée par un autre patient. Votre agenda médical est donc rempli.
Initialement, lors d’un désistement, votre patient devait d’abord vous appeler et ensuite vous deviez proposer à vos patients cette plage horaire. Désormais, grâce à la prise de rendez-vous en ligne, ce processus est optimisé pour éviter des « trous » dans votre agenda médical.
Conclusion
Dans la Partie 1 de cette étude sur la prise de rendez-vous en ligne, nous avons constaté qu’en tant que médecin, vous êtes confronté à 2 problèmes en matière de rendez-vous: trop d’appels et trop de désistements/absences.
Nous avons constaté à plusieurs reprises chez des confrères que la prise de rendez-vous en ligne et l’envoi de rappel via votre Progenda permettent de solutionner efficacement ces 2 questions. Non seulement, vous êtes davantage disponible pour vos patients pendant les consultations. Vous êtes également plus disponible pour les patients qui veulent vous rencontrer puisque la prise de rendez-vous en ligne est disponible 24h./24. Enfin, votre agenda médical est mieux rempli et vous évitez les absences à vos rendez-vous.
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