Hoe verschillende afspraaktypes maken in Progenda? Wat zijn de voordelen?

Creëer verschillende afspraaktypes

Maak uw afspraaktypes aan door:

  1. Klik op ‘Instellingen’.
  2. Klik op ‘Afspraaktypes’.
  3. Voeg een nieuwe toe via ‘Een afspraaktype toevoegen’.
    Geef het afspraaktype een naam en definieer de duurtijd.
  4. Klik op ‘Geavanceerd’ voor meerdere mogelijkheden. Meer informatie volgt hieronder.

Opgelet: Vergeet niet te klikken op  om uw instellingen te bewaren.

Geavanceerde functies van afspraaktypes

  • Elk afspraaktype kan u linken aan een kleur.
  • De titels (=vrij tekstveld) van het afspraaktype kunnen vertaald worden (in het geval de website ook beschikbaar staat in andere talen).
  • Door het vakje dat zichtbaar is voor uw patiënten aan/uit te vinken, beslist u of dit type afspraak al dan niet kan worden gekozen wanneer de patiënt de reservering via internet maakt.
  • Informatie of bijlagen versturen in de e-mails verstuurd naar uw patiënten. Voor elke taal die in uw Progenda geactiveerd is, kan u een tekst met instructies maken die in de e-mails aan uw patiënten zal verschijnen. Klik op ‘Zoeken’ om een bijlage te zoeken om aan een e-mail toe te voegen. Alle types worden ondersteund pdf, PNG, JPEG, Excel, Word, PowerPoint, etc. Selecteer de bijlage en klik op ‘Openen’ om de bijlage toe te voegen.

Opgelet: Deze instellingen moeten per kalender ingesteld worden. Wanneer dit afspraaktype dus in meerdere agenda’s voorkomt, moeten de bijlages in elke agenda ingeladen worden.

Extra’s

Wanneer een afspraak wordt bevestigd, zowel online door de patiënt als door degene die de agenda beheert (voorwaarde is uiteraard dat een e-mailadres ingevuld moet worden), zal een e-mail gestuurd worden naar de patiënt ter bevestiging met vermelding van datum, uur en plaats van afspraak.

  • Indien een bijlage gelinkt werd aan dat type afspraak, zal deze ook opgestuurd worden zodat de patiënt deze voor de afspraak kan lezen en/of invullen.
  • Indien de patiënt over een eigen elektronische agenda beschikt, kan deze afspraak automatisch aan zijn/haar agenda toegevoegd worden.
  • Instructies worden alsook in de e-mails weergegeven. Deze zijn in te stellen via ‘Instellingen’ < ‘Website’ . U kunt deze teksten vertalen door voor elke taal de juiste versie aan te geven.
  • Als u meerdere agenda’s beheert, kunt u een type afspraak in de ene agenda koppelen aan een ander type afspraak in een andere agenda (code). Dit is nuttig om te kunnen zoeken naar beschikbaarheid over meerdere agenda’s heen.
  • Bronnengroepen ( meer info hieronder)

Hoe de tijdsblokken beheren voor specifieke afspraaktypes, consultaties op afspraak etc.?

Met Progenda kan u al uw afspraken in eenzelfde agenda beheren. Dat betekent dat u naast het zien van uw online afspraken, u bepaalde tijdsblokken kan blokkeren die bestemd zijn voor specifieke afspraaktypes wanneer deze ook online gereserveerd mogen worden.

Duiding aan de hand van een voorbeeld:

Volgende afspraaktypes werden ingesteld waarbij de types: Nieuwe patiënt en Consultatie door de patiënten gereserveerd kunnen worden.

  • Nieuwe patiënt mag enkel gereserveerd worden op maandag of dinsdag.
  • Consultaties mogen op alle beschikbare momenten gereserveerd worden.

In dit geval, kan een ‘bron’ gecreëerd worden zodat het afspraaktype enkel op maandag en dinsdag zichtbaar is voor patiënten.

Contacteer ons team via de chatfunctie en geef de specificaties door zoals: Wanneer mag welk afspraaktype beschikbaar zijn en in welke agenda(‘s).